Um die Materialität der Bestände und der Sammlungen so gut wie möglich zu verwalten ist es nötig, deren tatsächlichen Zustand gut zu kennen, sowie die Konservierungsprobleme die vorkommen. Es geschieht manchmal, dass die Konservierungssituation und die mechanische Stabilität von Büchern, Archivalien und graphischen Werken nur teilweise und unvollständig bekannt sind, auch von denjenigen, die diese Bestände verwalten.
Wenn man über ein Konservierungsprogramm mit klaren Prioritäten über 10 oder 20 Jahren verfügt, wird es möglich, die Ressourcen die zur Verfügung stehen rationell und effizient einzusetzen. Auf dieser Weise wird es möglich, den Konservierungszustand auch mit beschränkten Mitteln zu verbessern.
Die Analyse des Zustandes von einem Bestand oder von den ganzen Beständen der Institution ist die Grundlage für eine korrekte Diagnose und für die Bestimmung der Prioritäten in der Konservierung und ggfs. in der Restaurierung. Diese Analyse kann wenn sinnvoll mit einer Bestandsaufnahme kombiniert werden.
Es ist möglich, diese Analyse intern in einer Institution auszuführen ; das Werkzeug (Arbeitsinstrument ?) und die Beurteilungskriterien sollten mit einem Spezialisten in der Konservierung entwickelt werden. Eine wichtige Einschränkung dieser Methode ist dass die Bewertung des Zustandes der Bestände von Mitarbeitern gemacht wird, die keine spezifische Kompetenz in Konservierungfragen haben. Damit entsteht das Risiko, kleinere Probleme zu vergrössern und schleichende Prozesse nicht zu erkennen.
Die effizienteste Lösung um eine optimierte Qualität der Analyse zu erreichen ist die Zusammenstellung eines Teams mit einem Konservierungsspezialisten und einem oder mehreren Mitarbeitern, die die Bestände am besten kennen.
Auswahl der Stichproben : wenn die Bestände umfangreich sind, wird es nötig, die Analyse durch Muster zu führen, um zuverlässige Werte innerhalb eines vernünftigen Zeitraums zu erhalten. Die quantitative und qualitative Auswahl der Proben sollte jeder Situation angepasst werden.
Datenbank für die Beständeanalyse
Die Daten werden normalerweise in einer Datenbank gespeichert, um eine grössere Menge Information gut zu verwalten und spezifische Fragen stellen zu können. Nach vielen solchen Analysen habe ich ein spezifisches Arbeitsinstrument entwickelt, dass auf das Datenbanksystem Filemaker Pro beruht; diese Datenbank kann an jede Situation angepasst werden, um die richtigen Informationen im Kontext der Institution und der Bestände zu sammeln. Allgemein gesagt, ist es sinnvoll die Menge der gesammelten Information zu begrenzen, weil zu viele Daten grössere Kosten und komplexe Analysen verursachen, die nur in gewissen Situationen sinnvoll sind.
Im Rahmen des Projektes « Stiftsbezirk St. Gallen 2014-2015“ wurde ein vereinfachtes Werkzeug für die Analyse der Bestände entwickelt; diese Methode bietet nur eine grobe Analyse, sie kann aber nützlich sein für eine erste Bewertung der Situation.
Die Beständeanalyse ermöglicht, die Bestände nach Zustand und Stabilität zu differenzieren. Es ist wichtig, evolutive Alterungsprozesse, die potentiell problematisch sein können, von den stabilen Schäden zu unterscheiden.
Der Konservierungszustand und die Stabilität/Unstabilität der Bestände definieren die Prioritäten aus dem Sichtpunkt der Materialität der Bestände. Dieser Aspekt muss aber mit anderen Faktoren kombiniert werden, wie z. B. die Häufigkeit der Benützung, die kulturelle oder institutionelle Wichtigkeit der Bestände und die tatsächlichen Möglichkeiten der Institution, inklusive der finanzielle Spielraum.
Diese Synthese führt zu einem Konservierungsprogramm für die Institution, wo kurzfristige, mittelfristige und langfristige Massnahmen geplant werden. Es ist klar dass eine solche Synthese nur in einer engen Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Mitarbeiten entstehen kann.
Weitere Leistungen : – Begleitung der Aufgaben der Konservierung einer Institution, Klimaüberwachung, Konservierungsmaterial, Sicherheit, Arbeitsmethoden und Einfluss auf die Konservierung, usw. – Beratung für die Konservierung von spezifischen Beständen, Konservierung, Verpackung, Hantierung, usw. – Beratung um die Bedürfnisse in der Restaurierung zu bestimmen, um Richtlinien für die Restaurierung festzulegen, um Restauratoren zu begleiten
